• إدارة الفهارس بأقسامها : العربية - الأجنبية – الشرقية ـ الفهرس العام

مهام هذة الإدارة :-

1- الإعداد الفنى من فهرسة وتصنيف ورءوس الموضوعات لكل مايرد من كتب ومراجع عن طريق ( الشراء والتبادل والهدايا )

2- المشاركة فى تغذية قاعدة البيانات الألية الخاصة بالكتب لكل من الرصيد الراجع ، و المكتبات المهداة

وفى هذا المجال تقوم الفهارس الأجنية باستدعاء البطاقت الأجنبية من خلأل الترقيم الدولى للكتاب ، ISBN أو المؤلف ،أو العنوان من موقع مكتبة الكونجرس وإضافة بعض التعديلات التى تناسب بطاقات دار الكتب وبأستخدام بصورة مارك .

الفهارس الشرقية : وهى الإدارة المنوط بها العمليات الفنية لكل من :

- المطبوعات الشرقية الواردة باللغة التركية ، والفارسية ، والعبرية

- المخطوطات التركية والفارسية

- الدوريات التركية الحديثة ، والعثمانية القديمة ، والفارسية ، والأردية .

بالإضافة إلى إرشاد السادة الباحثين من خلال فهارس الإدارة .

ولدور دار الكتب الريادى , يتم الاستعانة بها للإعداد الفنى لمكتبات الجهات الخارجية مثال :

* الاستعانة بها فى الإعداد الفنى لكتب مكتبات الرعاية المتكاملة ، ومكتبات المتاحف مثل مكتبة طة حسين ، سعد زغلول .

* كما تقوم بتدريب بعض موظفى مكتبات الجهات الخارجية مثل :جامعة قناة السويس ،ومكتبات قصور الثقافة ، وهذا وفق برنامج تدريبى فنى متكامل بالمشاركة مع إدارة التدريب بالدار .

الفهرس الرسمى : يقوم القسم باستكمال فهارس دار الكتب البطاقية ، والتى تتألف من أربعة فهارس ( مؤلف ، عنوان ، مصنف ،رأس موضوع ) عربى واجنبى وتوزيع نسخة بالفهارس وأخرى بالإرشاد. وذلك عن طريق منظومة الفهرسة اثناء النشر وهو عبارة عن مهمة وطنية تتضافر فيها جهود المكتبات الوطنية والناشرين لتحقيق العديد من الأهداف،والتي يأتي على رأسها الإحاطة الدائمة بالعناوين الجديدة في المطابع.

وبالتالي التعريف المسبق بإسهامات الناشرين وسوق النشر، حيث تهتم المكتبة الوطنية بتحقيق جزء من الببلوجرافيا الوطنية ـ سواء أكانت مطبوعة أم إليكترونية ـ للتعريف بالكتب تحت الطبع. ومن هذه الأهداف ـ أيضًا ـ مساعدة المكتبات التي تعاني من قلة المفهرسين المحترفين على إنشاء فهارسها وفق معايير دولية.

وفي عام 1982م صدرت مجموعة من المبادئ المقترحة من اليونسكو والاتحاد الدولي لجمعيات المكتبات، خلال المؤتمر الدولي عن الفهرسة فى أثناء النشر. ولا تكاد توجد مكتبة وطنية في العالم إلا وهي تعمل وفق برنامج وطني للفهرسة فى أثناء النشر.

ولأول مرة في تاريخ دار الكتب والببلوجرافيا الوطنية يصدر عدد يناير 2006 م من نشرة الإيداع لدار الكتب المصرية، حاملا معه عناوين الكتب التى تحت الطبع، أو الكتب التي أعدت لها المكتبة بيانات الفهرسة فى أثناء النشر. وقد واجه المشروع بعض المعوقات من قبل الناشرين، كأن يعطي الناشر البيانات الواحدة لأكثر من كتاب؛ الأمر الذي استلزم أنْ تعقدَ دارُ الكتب المصرية ندوةً دعت إليها الناشرين لتعريفهم بالبرنامج الوطني ومميزاته والهدف منه، وما المطلوب منهم تجاه ذلك.