يشمل نشاط هذه الإدارة مختلف العمليات الفنية في هذا المجال ، حيث تقوم بفهرسة وتصنيف الكتب لتوفير البحث من خلال قاعدة بيانات آلية أو بطاقات ورقية متعددة المداخل ، بالإضافة إلى نشرات الإيداع وقوائم الإضافات ، وتضم هذه الإدارة الأقسام الآتية : • قسم الفهارس العربية : ويتولى الإعداد الفني للكتب التي ترد عن طريق ( الشراء – التبادل – الهدايا ) وتسليمها إلى إدارتي المراجع والرصيد . كما يقوم القسم بعمل نشرة سنوية لكل ما يرد للدار وتسمى "نشرة الإضافات العربية" ، كما يشارك القسم بمجموعة العاملين في إدخال رصيد دار الكتب آليا على أجهزة الحاسب الآلي . • قسم الفهارس الأجنبية : ويقوم باستلام كل ما يرد من الكتب والمراجع الأجنبية عن طريق ( الشراء – التبادل – والهدايا ) من إدارة التزويد ، كما يقوم بالإعداد الفني لهذه الكتب من فهرسة وتصنيف ووضع رؤوس الموضوعات وتسليمها إلى إدارتي المراجع والرصيد ويتم إدخال بيانات هذه الكتب على الحاسب الآلي . • قسم الفهرس الرسمي : يقوم هذا القسم باستكمال فهارس دار الكتب من نشرات الإيداع والإضافات العربية والأجنبية على بطاقات . • قسم الفهارس الشرقية تختص هذه الإدارة بالكتب الأجنبية المكتوبة بأحرف عربية (التركية – والعثمانية – والفارسية )